Assinatura eletrônica: como garantir a segurança e a validade

As assinaturas eletrônicas já são uma realidade há algum tempo. Porém, nos últimos anos, esse formato se popularizou.

Transações cotidianas, inclusive a assinatura de alguns contratos imobiliários, como um contrato de locação, por exemplo, que antes eram realizadas presencialmente, agora são frequentemente efetuadas de modo virtual.

As maiores dúvidas de quem ainda está se familiarizando com a novidade são em relação à segurança e validade da assinatura eletrônica.

Se você se identifica com esse público, fique conosco até o final deste artigo, pois falaremos tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

Contexto histórico

Temos passado por diversas transformações em virtude dos constantes avanços tecnológicos, que afetam, entre outras coisas, os hábitos e costumes da sociedade.

Podemos destacar, como parte dessas transformações, a forma com que temos realizado a assinatura e validação de documentos.

Antigamente, as pessoas escreviam cartas umas para as outras, sendo que a caligrafia e a assinatura eram fatores que contribuíam para identificação do subscritor e integridade do documento.

Documentos importantes como contratos, notificações, escrituras, certidões, petições, testamentos etc., além de serem manuscritos, também contavam com outros símbolos identificadores, como selos e carimbos que garantiam a sua autenticidade.

Com a evolução da tecnologia, surgiram outras ferramentas de escrita, em substituição aos manuscritos: máquinas de escrever, máquinas elétricas e computadores.

Mesmo assim, as assinaturas sobre o papel impresso continuaram sendo exigidas, o que é bastante comum até hoje.

Para determinados documentos, exigem-se ainda mais formalidades, como o reconhecimento/autenticação da assinatura (firma) ou confecção de escrituras públicas em cartório. São práticas corriqueiras nas operações imobiliárias (compra e venda, doação, permuta etc.).

Entretanto, novas formas de validação de documentos vêm sendo desenvolvidas e consideradas suficientes em diversas situações, visando, sempre, à desburocratização dos negócios com segurança, celeridade e menores custos.

Nos próximos tópicos, falaremos sobre o contexto atual da assinatura eletrônica no Brasil e estudaremos mais detalhadamente a chamada Lei da Assinatura Eletrônica, publicada em 2020 e responsável por popularizar o uso de outros meios de assinatura de documentos.

Evolução normativa sobre assinatura eletrônica

Há 22 anos atrás, quando fazer negócios de forma eletrônica ainda era uma grande novidade, havia muita insegurança. Afinal, não existia regulação alguma sobre contratações ocorridas em ambiente digital.

Nesse contexto se deu a publicação da Medida Provisória nº 2.200/2001, que foi recebida com cautela, alívio e empolgação, tudo ao mesmo tempo.

A cautela era necessária porque a norma trouxe mudanças que afetavam a rotina e a cultura de todas as pessoas e instituições acostumadas com outro modelo. Trocar o papel pelo mundo virtual? Como seria isso? É seguro? É caro? É lícito?

Ao mesmo tempo, veio o alívio. Muitas das relações jurídicas que estavam “transitando” em um território obscuro e inseguro começaram a ser reguladas, o que trouxe confiança e segurança para aquelas pessoas que tinham interesse de desenvolver seus negócios pela internet.

Por fim, a norma trouxe empolgação diante da possibilidade de desburocratização de muitas transações, de aproximar pessoas e desenvolver a economia em níveis ainda não alcançados, gerando mais empregos, renda e maior movimentação financeira e econômica.

A MP 2200/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, inserindo no ordenamento jurídico normas sobre assinaturas eletrônicas, certificação eletrônica e certificação digital.

Trata-se de um marco regulatório que trouxe segurança às transações eletrônicas, já que os documentos “assinados” com certificados geridos pela ICP passaram a ter presunção de veracidade.

Reconhecia-se, também, a presunção de veracidade de assinaturas eletrônicas por outros meios, desde que as partes envolvidas estivessem de acordo com o método utilizado.

Quase 20 anos depois, em maio de 2020, o Conselho Nacional de Justiça – CNJ publicou o Provimento nº 100/2020, que dispõe sobre a prática de atos notariais eletrônicos utilizando o sistema e-Notariado, entre outras providências.

Tal provimento tornou possível a adoção do formato eletrônico para diversos documentos produzidos em cartório, como procurações e escrituras públicas.

No mesmo ano, foi sancionada a Lei 14.063/2020, conhecida como a “Lei da Assinatura Eletrônica”, que dispõe sobre o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, atos de pessoas jurídicas e em questões de saúde.

A segurança da assinatura eletrônica

Uma das maiores preocupações de quem está começando a utilizar a assinatura eletrônica é relativa à segurança dos dados compartilhados.

A internet, para muitos, é considerada um ambiente perigoso porque facilita a atuação de pessoas mal-intencionadas, que podem utilizar identidades e dados falsos para praticar atos ilícitos.

A regulamentação da assinatura eletrônica deu mais segurança aos procedimentos, pois, agora, existem regras a serem seguidas. Consequentemente, há menor risco de extravio de dados e de interação de terceiros fraudadores e estelionatários, por exemplo.

Além disso, conforme já tratamos nos artigos “A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) nos cartórios” e “A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Mercado Imobiliário”, as transações que ocorrem na internet, até mesmo as que englobam o mercado imobiliário, estão cada vez mais seguras.

A história é extremamente relevante para demonstrar o quanto as assinaturas eletrônicas podem contribuir socialmente.

As assinaturas eletrônicas, sem nenhum exagero, aproximam as pessoas, diminuem custos e contribuem para o desenvolvimento econômico e social.

No mesmo sentido, mas em um contexto ainda maior, a assinatura eletrônica é uma realidade para o mundo dos negócios, para os órgãos públicos e para todas aquelas pessoas que estabelecem relações, contratos e acordos em geral.

Quanto à validade, os documentos assinados eletronicamente têm presunção de veracidade. No entanto, essa presunção não é absoluta. Se houver prova de fraude, por exemplo, o ato poderá ser anulado, ou seja, é possível reverter ou buscar a reparação do dano.

Assinatura eletrônica e assinatura digital

Assinaturas eletrônicas

A definição de assinatura eletrônica é diferente da definição de assinatura digital.

Pode-se dizer que, enquanto o conceito de assinatura eletrônica é mais amplo, o de assinatura digital é um pouco mais restrito.

A assinatura eletrônica abrange diversos tipos de assinatura que ocorrem em meio virtual, por meio de diferentes ferramentas: tokens, biometria, chave eletrônica, senhas etc.

Há, também, plataformas digitais especializadas no processo de assinaturas eletrônicas.

Quando se exigir formalidade e segurança maior, é possível utilizar gravação de vídeo para confirmar a assinatura e a manifestação de vontade dos envolvidos no negócio jurídico, minimizando o risco de fraudes.

O importante é que o sistema utilizado para assinatura eletrônica seja suficiente para garantir a autoria e a integridade dos documentos.

Assinaturas digitais

A assinatura digital é atrelada a um certificado digital que associa os dados de validação de uma assinatura eletrônica a uma pessoa natural ou jurídica.

No Brasil, o certificado digital é emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

As assinaturas realizadas por meio de certificado digital são consideradas qualificadas, o que significa que têm o nível mais alto de confiabilidade.

A assinatura digital é viabilizada pelo emprego de criptografia assimétrica, também conhecida por criptografia de chaves públicas.

A criptografia assimétrica foi desenvolvida por meio de método que utiliza duas chaves, uma pelo remetente e outra pelo receptor da mensagem.

As chaves podem ser consideradas “chave pública” ou “chave privada”, e cada uma delas tem um sentido e funções próprias.

A chave privada é de domínio único e exclusivo do titular, ou seja, somente a pessoa proprietária daquele certificado poderá utilizá-la. A chave pública, por sua vez, pode ser amplamente divulgada e serve como fator de autenticação entre a mensagem de um emissor e seu receptor.

Se a checagem confirmar a correspondência entre as chaves, a assinatura será efetivada.

Com a confirmação positiva, ocorre a presunção de que o documento eletrônico foi assinado por quem deveria, sem nenhum tipo de alteração no caminho, ou seja, confirma-se a autoria e a integridade do documento.

O certificado digital, utilizado em assinaturas digitais, é um documento eletrônico assinado digitalmente por uma terceira parte confiável, que associa o nome e atributos de uma pessoa a uma chave pública.

Classificação das assinaturas eletrônicas

As assinaturas eletrônicas são classificadas em três modalidades diferentes, de acordo com a Lei 14.063/2020. Examinaremos cada uma delas a seguir.

Assinatura eletrônica simples

As assinaturas eletrônicas simples são aquelas que permitem a identificação do signatário e ocorrem por meio da associação, em formato eletrônico, dos dados do assinante a outros dados (artigo 4º, inciso I da Lei 14.063/2020).

Para entender melhor, imagine como é assinar presencialmente um contrato. As partes analisam as cláusulas contratuais e, depois, se estiverem de acordo com os termos, assinam seus nomes no papel.

Na assinatura eletrônica simples o processo é semelhante, mas ocorre em ambiente virtual.

A pessoa pode, por exemplo, enviar seus documentos de identificação digitalizados pela internet e assinar os documentos com caneta digital.

Há diversos formatos de assinatura eletrônica simples, e o importante é que todas as partes envolvidas estejam de acordo com o escolhido.

Essa modalidade, por ter o menor nível de confiabilidade, é mais utilizada em transações não sigilosas e de baixo risco.

Assinatura eletrônica avançada

A assinatura eletrônica avançada utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido (artigo 4º, inciso II da Lei 14.063/2020).

Para confirmação da identidade do assinante, utilizam-se métodos mais seguros que na modalidade simples, como, por exemplo, dados biométricos ou PIN, um código de uso exclusivo.

Além disso, o formato avançado permite que eventuais alterações após a assinatura do documento sejam rastreadas, dificultando, assim, a ocorrência de fraudes.

A assinatura eletrônica avançada é bastante segura e, por isso, é utilizada para operações mais complexas, inclusive em órgãos públicos, como o gov.br e vinculados (INSS, Detran e Juntas Comerciais, por exemplo).

Assinatura eletrônica qualificada

A assinatura eletrônica qualificada é a que utiliza certificado digital emitido no padrão ICP-Brasil.

Dentro do padrão trazido pela Lei 14.063/2020, a assinatura eletrônica qualificada é a que possui um nível mais alto de confiabilidade, em virtude dos padrões estipulados em normas e procedimentos específicos.

A assinatura digital com certificados digitais é comumente utilizada perante órgãos públicos como Receita Federal, Poder Judiciário e seus respectivos usuários (juízes, servidores públicos, advogados, promotores de justiça, defensores públicos, peritos – engenheiros, contadores, avaliadores de imóveis), Cartórios Extrajudiciais (Registro de Imóveis, Tabelionato de Notas, Protestos) e muitos outros.

Assinatura eletrônica de documentos imobiliários

Quem atua ou atuou no mercado imobiliário, de modo eventual ou profissional, sabe que o momento de colher as assinaturas de todas as partes da transação pode ser complicado, especialmente se houver muitas pessoas envolvidas, que residem em cidades, estados ou, até mesmo, países diferentes.

No formato tradicional, as pessoas precisam assinar o contrato, reconhecer firma e, muitas vezes, encaminhar o documento pelos Correios para as outras partes também assinarem.

Com a adoção da assinatura eletrônica, esse processo pode ser bem mais simples: basta que todas as partes tenham acesso à internet, e-mail, e que a pessoa organizadora tenha acesso a uma plataforma de assinatura eletrônica.

Há sites especializados nessas transações, como o DocuSign, Assinadoc, D4Sign e Autentique. Existem versões gratuitas e pagas.  

Somente terão acesso ao documento as pessoas que receberam o e-mail e/ou o login. O processo é todo “codificado”, o que traz segurança aos atos praticados e aos dados pessoais envolvidos.

Não há necessidade de imprimir papéis, reconhecer firma, ninguém precisa sair de casa ou do escritório, nem contratar portadores de documentos ou envio postal. O processo fica mais rápido e econômico, sem prejudicar a segurança do negócio.

O Código de Processo Civil, na Seção sobre Prova Documental, em seu artigo 411, inciso II, prevê que se considera autêntico o documento cuja autoria estiver identificada por qualquer meio legal de certificação, inclusive o eletrônico.

Não há, portanto, quaisquer dúvidas sobre a segurança e validade da assinatura eletrônica.

Vantagens da utilização da assinatura eletrônica

Nas transações imobiliárias, as assinaturas eletrônicas podem ser utilizadas em todas as etapas. O que pode variar é o nível de formalidade exigida e, consequentemente, o formato da assinatura eletrônica a ser utilizada.

Alguns atos podem ser praticados com a modalidade simples, mas outros dependem da assinatura eletrônica avançada ou qualificada.

A utilização das assinaturas eletrônicas desemperra várias negociações, dando-lhes maior agilidade e permitindo a concretização de mais negócios em menos tempo.

As partes envolvidas podem ler o documento em casa e negociar seus termos por telefone ou videoconferência, sem sair do lugar. Algumas plataformas de chamadas de vídeo permitem a gravação das reuniões, o que adiciona uma camada extra de segurança ao processo.

Outra vantagem é a redução de custos, pois não haverá necessidade de imprimir os documentos, enviá-los, armazená-los fisicamente, reconhecer firma etc.

O Sistema Eletrônico dos Registros Públicos – SERP

O Sistema Eletrônico de Registros Públicos foi instituído pela Lei 14.382/2022 e tem o objetivo de modernizar os registros públicos e reduzir o que conhecemos como “Custo Brasil” – o custo da burocracia e da demora dos atos em razão da ineficiência da infraestrutura pública.

A demora e engessamento de procedimentos nos cartórios, inevitavelmente, afeta a transparência, a facilidade e a equidade de acesso aos registros públicos

Nesse contexto, o SERP busca facilitar o registro público eletrônico de atos e documentos, contribuindo para a celeridade dos negócios imobiliários.

As mudanças ocorrerão por meio de:

• interconexão entre serventias;
• interoperabilidade das bases de dados entre as serventias dos registros públicos e entre as serventias dos registros públicos e o SERP;
• atendimento remoto aos usuários de todas as serventias de registros públicos, por meio da internet;
• recepção e envio de documentos e títulos, a expedição de certidões e a prestação de informações, em formato eletrônico, inclusive de forma centralizada, para distribuição posterior às serventias dos registros públicos competentes.
• visualização eletrônica dos atos transcritos, registrados ou averbados nas serventias dos registros públicos.
• intercâmbio de documentos eletrônicos e de informações entre serventias dos registros públicos com entes públicos, usuários em geral, instituições financeiras, demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil – BCB, tabeliães etc.;
• armazenamento de documentos eletrônicos para dar suporte aos atos registrais.

A interação eletrônica do SERP visa à recepção e busca centralizadas de documentos, em abrangência nacional, bem como a visualização eletrônica de todos os atos.

A adoção de padrões tecnológicos para todo o sistema registral garantirá maior previsibilidade, transparência e segurança para as partes envolvidas.

A interoperabilidade contribuirá para o tráfego de documentos entre serviços registrais, a pedido do usuário, reduzindo devoluções.

Além disso, com o SERP será mais fácil consultar a indisponibilidade de bens determinadas pelo Poder Judiciário e outros entes públicos, além de outras restrições e gravames.

O SERP autoriza o uso de assinatura eletrônica avançada, modalidade que poderá ser aproveitada no acesso e envio de informações pelos cidadãos aos registros públicos. A depender da demanda, contudo, poderá ser exigida a assinatura qualificada.

A Lei 14.382/2022 foi publicada em junho de 2022 e a Corregedoria Nacional de Justiça do CNJ ainda deverá regulamentar o SERP e estabelecer um cronograma de implantação, o que deve acontecer até o dia 31 de janeiro de 2023, como previsto no artigo 18.

Assinatura eletrônica e o Poder Judiciário

Com a implementação do processo eletrônico no Judiciário brasileiro, a utilização de assinatura eletrônica para a realização de atos processuais passou a ser uma realidade.

Hoje, a grande maioria dos processos judiciais é eletrônica, de modo que advogados, defensores públicos, promotores de justiça, magistrados, servidores e peritos utilizam a assinatura eletrônica qualificada em documentos, petições, decisões etc.

Como o Poder Judiciário é dividido em estados ou regiões, cada tribunal adota um sistema de processos eletrônicos diferente, mas todos eles utilizam a assinatura eletrônica qualificada.

Assinatura eletrônica e órgãos públicos

As assinaturas eletrônicas também são utilizadas perante órgãos públicos. Muitos, atualmente, exigem do cidadão apenas o cadastro no sistema gov.br.

Por meio do sistema Gov.br, as pessoas têm acesso a diversos órgãos públicos, e por lá podem fazer diversos requerimentos utilizando-se de assinatura eletrônica avançada, autenticada conforme o sistema da própria plataforma.

Podemos citar como exemplos a utilização do sistema para fazer requisições de diversas espécies ao Município, como: recursos administrativos sobre multas de trânsito; recursos sobre tributos; solicitação de alvarás de obras; solicitação de certidões sobre situação de imóveis; recursos sobre fiscalização em obras etc.

Em algumas situações específicas, pode ser exigida a assinatura eletrônica qualificada, no entanto, a partir da Lei 14.063/2020, esses procedimentos estão cada vez mais simples e desburocratizados, sendo que, na maioria dos casos, exige-se apenas a assinatura avançada pelo login do gov.br.

Conclusão

As assinaturas eletrônicas trouxeram segurança, desburocratização, celeridade e redução de custos para diversos tipos de negócios jurídicos, inclusive os imobiliários, além de favorecer o relacionamento entre cidadãos e entre estes e os órgãos públicos.

Tornou-se mais fácil entabular contratos preliminares (como o compromisso de compra e venda), contratos de compra e venda, permuta, doação, locação, entre outros, utilizando-se de assinaturas eletrônicas.

A assinatura eletrônica, em grande parte dos casos, poderá ser utilizada em negociações de cunho mais informal, como em relações de consumo do dia a dia.

Seu uso também se popularizou entre os órgãos públicos, modernizando e facilitando o acesso da população.

No entanto, para negociações envolvendo altos valores, envolvendo matérias específicas e complexas como a imobiliária, é altamente recomendado buscar uma consultoria jurídica especializada, que poderá orientar sobre o tipo de assinatura eletrônica adequada para garantir a validade e segurança do negócio, do objeto da transação e das partes.

Espera-se, em breve, principalmente com a criação do SERP, que a utilização da assinatura eletrônica se torne ainda mais popular e segura.

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*Imagens de Getty Images no Canva Pro.