Assembleia de instalação de condomínio

 

É chegada a hora: a obra está acabando, os clientes estão ansiosos para receber suas unidades e o incorporador começa a se perguntar: qual é o melhor momento para realizar a assembleia de instalação do condomínio?

Já falamos aqui no blog sobre a importância de uma convenção de condomínio bem elaborada e como ela é capaz de afetar, inclusive, a imagem da incorporadora no mercado.

A minuta da convenção já integra, desde o início da vida do empreendimento, o memorial de incorporação imobiliária, de forma que os adquirentes, se o contrato padrão de promessa de compra e venda estiver corretamente redigido, já aderirão, ao assiná-lo, às normas condominiais.

No entanto, ainda que o registro da incorporação sujeite as frações do terreno e as respectivas acessões a um regime condominial especial, nos termos do novíssimo § 1º-A do artigo 32 da Lei de Incorporações, ainda são necessárias algumas medidas, por parte do incorporador, para que o condomínio edilício ganhe vida e autonomia.

Nesse contexto, a assembleia de instalação de condomínio é a primeira reunião da assembleia geral dos condôminos, geralmente convocada pela incorporadora/construtora para marcar a conclusão das obras e a planejar a entrega das unidades autônomas e das áreas comuns aos compradores.

Se a sua incorporadora está prestes a entregar uma obra e você tem dúvidas sobre como conduzir e o que abordar na assembleia de instalação do condomínio, fique conosco até o final deste artigo.

Se não encontrar a resposta para a sua dúvida aqui, deixe a pergunta nos comentários!

 

O que é e quando realizar a assembleia de instalação de condomínio

 

A assembleia de instalação, como já adiantamos, é a primeiríssima assembleia geral do condomínio edilício, na qual se elege o seu corpo administrativo e se ratifica a convenção de condomínio minutada pela incorporadora e integrante do registro da incorporação.

A lei não determina forma ou momento específico para a sua realização, limitando o Código Civil a prever, em seu artigo 1.332, que:

 

Art. 1.332. Institui-se o condomínio edilício por ato entre vivos ou testamento, registrado no Cartório de Registro de Imóveis, devendo constar daquele ato, além do disposto em lei especial:

 

Se um condomínio edilício vier a ser instituído sem o registro da incorporação imobiliária, deverá ser adotado, segundo o Código de Normas do estado de localização do terreno/prédio, o rito destinado à instituição do condomínio.

Normalmente, exige-se, para tanto, no mínimo a ata de assembleia geral com eleição do síndico e convenção de condomínio.

Outros atos também podem ser considerados como válidos para a instituição do condomínio, mesmo sem ata, como, por exemplo, a averbação da construção (“habite-se”) e o próprio registro de incorporação.

Cada estado regulará os demais documentos complementares que venha a entender necessários.

Para referência dos documentos exigidos no estado de Minas Gerais, consulte os artigos 1.032 a 1.044 do Provimento Conjunto nº 93/2020.

Na incorporação imobiliária, como a minuta da convenção de condomínio já é registrada no Cartório de Registro de Imóveis, a “instituição” do condomínio se dá independentemente da realização de uma assembleia geral.

De fato, o terreno é fracionado no momento do registro da incorporação, com a abertura das matrículas individualizadas para cada uma das futuras unidades autônomas.

Há, no entanto, diferenças terminológicas entre os Códigos de Normas dos estados brasileiros, diferenças essas que, espera-se, sejam eliminadas com a promulgação da Lei 14.382/2022, resultado da conversão da Medida Provisória nº 1.085/2021.

Explicamos: até a promulgação da referida lei, que inseriu o já mencionado § 1º-A ao artigo 32 da Lei 4.591/64, havia intensa discussão doutrinária a respeito do momento em que o condomínio edilício, na incorporação, poderia ser considerado instituído.

No estado de Minas Gerais, desde o já revogado Provimento CGJ/TJMG nº 260/2013, já existia a separação entre os atos de instituir o condomínio e de registrar a incorporação, podendo ambos, todavia, serem realizados de forma concomitante, mesmo antes do início das obras.

Logo, o condomínio já existe (ainda que, num primeiro momento, sem vida própria e corpo diretivo), desde o ato de registro em cartório dos memoriais de instituição e incorporação imobiliária.

Por outro lado, o entendimento vigorante no estado de São Paulo, por exemplo, era no sentido de que o condomínio edilício só poderia ser validamente instituído depois da averbação do “habite-se” do empreendimento.

Com a promulgação da Lei 14.382/2022, validou-se, a nível nacional, o entendimento então adotado no estado de Minas Gerais.

Logo, passou-se a considerar que, ainda que sob a alcunha de “condomínio especial”, que a instituição do condomínio se dá, no regime de incorporação, desde o registro do memorial em cartório.

Mesmo assim, ainda é necessário transformar o “condomínio especial” em um condomínio edilício com vida e gestão próprias e isso se faz com a eleição do síndico e, a depender das previsões da convenção de condomínio, também do subsíndico e membros de conselhos administrativos, fiscais, de obras, dentre outros.

É exatamente para isso que serve a assembleia de instalação do condomínio.

Geralmente, a convocação é feita pela incorporadora quando o empreendimento já está pronto ou prestes a ser concluído, momento em que se instalará de fato um condomínio edilício, que precisará ser administrado.

Por isso, serão pautas obrigatórias da assembleia:

 

• A ratificação da convenção de condomínio;
• A eleição do(a) primeiro(a) Síndico(a) e, se for o caso, do Subsíndico(a) e membros de Conselhos;

 

A incorporadora também pode optar por apresentar uma previsão orçamentária para os primeiros meses e sugerir o valor da taxa de condomínio, informando previamente aos condôminos, na convocação, que esse assunto estará na ordem do dia.

A expedição do “habite-se” e do Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros (AVCB) não são requisitos para a realização da assembleia de instalação do condomínio, pois o ato em si não ensejará, necessariamente, a entrega das áreas comuns ou a permissão para habitação do prédio.

Entretanto, realizar a assembleia sem que haja previsão de entrega das unidades pode levar os condôminos a recusarem a instalação.

Isso porque, com a instalação e abertura de CNPJ, o condomínio passará a ter despesas próprias, e os condôminos serão obrigados a pagar por elas.

Porém, sem a posse de suas respectivas unidades, o pagamento da taxa condominial pelos condôminos poderá ser considerado indevido em caso de discussão judicial.

Por outro lado, se a entrega das unidades não tiver ocorrido em razão de inadimplemento dos compradores, eles não poderão recusar a instalação do condomínio.

 

Diferença entre instituição e instalação do condomínio

 

Como mostramos no tópico anterior, o registro da incorporação (ou, quando previsto no Código de Normas do seu estado como um ato autônomo, o registro da instituição de condomínio) implica, por si só, na divisão do terreno em frações ideais e na abertura de matrículas individualizadas para tais frações, instituindo na prática, o condomínio, ainda chamado de “especial” até que se averbe a baixa de construção.

Essa instituição, todavia, não gera automaticamente a abertura de um CNPJ em nome do condomínio e tampouco indica quem serão os representantes daquele condomínio.

E é exatamente por isso que preferimos chamar de instalação o ato que elege os representantes do condomínio.

Algumas incorporadoras, notadamente quando pretendem cobrar a conhecida “taxa de enxoval/decoração”, têm por prática fazer, logo depois do registro da incorporação, uma ata de assembleia geral de “instalação” do condomínio, elegendo alguém de sua própria equipe como síndico apenas para que seja possível abrir o CNPJ.

Isso é possível porque a Receita Federal exige, para a inscrição, apenas o registro da incorporação/instituição de condomínio e a ata de assembleia:

 

1.1.41

Condomínio Edilício: NJ 308-5.

Data de registro da convenção OU da assembleia que deliberou sobre a inscrição no CNPJ.

Convenção do condomínio registrada no RI, acompanhada da ata de assembleia de eleição do síndico, registrada no RTD; OU Certidão emitida pelo RI que confirme o registro do Memorial de Incorporação do condomínio, acompanhada da ata de assembleia que deliberou sobre a inscrição no CNPJ, bem como da ata de assembleia de eleição do síndico, registradas no RTD.

Código Civil, artigos 1.332 a 1.334, 1.347 e 1.348; Lei 4.591/64, artigos 3º, 7º, 9º, 22 e 32.

 

Embora possa fazer sentido antecipar a abertura do CNPJ para fins de cobrança da taxa de enxoval/decoração já em nome do Condomínio (sendo essa uma forma de elisão fiscal, pois a receita em questão deixa de ser uma renda da incorporação e passa a ser uma arrecadação do condomínio), é essencial, para transparência do empreendimento, que a incorporadora, quando assim o fizer, arque com todas as obrigações fiscais acessórias do condomínio até que seja realizada, na entrega do empreendimento, uma nova assembleia geral, desta vez para alterar a administração.

Seja como for, para que não se faça confusão entre os atos de instituição e instalação, basta ter em mente que o momento da instalação será aquele em que os próprios adquirentes assumirão a gestão do condomínio.

Como funciona a assembleia de instalação de condomínio

Trataremos, a seguir, dos principais aspectos da assembleia de instalação de condomínio.

 

Como funciona a assembleia de instalação de condomínio

 

Trataremos, a seguir, dos principais aspectos da assembleia de instalação de condomínio.

 

Convocação da assembleia

 

A convocação deve ser realizada pela própria construtora/incorporadora, já que ainda não haverá síndico(a) eleito(a).

Como a convenção de condomínio, a esta altura, já terá sido registrada no Cartório de Imóveis, junto com o memorial de incorporação, a convocação e condução da assembleia de instalação deverá obedecer ao disposto na convenção (artigo 1.334, inciso III do Código Civil).

É essencial que todos os condôminos, assim entendidos todos os promissários compradores do empreendimento, ainda que não tenham quitado suas respectivas unidades, sejam convocados para a assembleia, e que a carta de convocação, contendo a ordem do dia, seja entregue a cada um deles.

É válida, se assim previr a convenção de condomínio, a convocação por e-mail, mas é prudente, também, enviar a convocação por carta.

Se o rito previsto na convenção não for seguido, as deliberações tomadas em assembleia poderão ser anuladas.

 

Quórum

 

A legislação brasileira determina que, em regra, as deliberações da assembleia serão tomadas, em primeira convocação, pela maioria dos votos dos condôminos presentes, desde que representem pelo menos metade das unidades (artigo 1.352 do Código Civil).

Se o quórum não for atendido, haverá segunda convocação, hipótese em que as decisões serão tomadas pela maioria dos votos presentes, exceto quando o assunto objeto de votação exigir quórum especial (artigo 1.353 do Código Civil).

É muito normal (e recomendado) que a primeira e a segunda convocações estejam previstas para o mesmo dia, com intervalo de 30 minutos ou 1 hora entre elas, de forma que, não se verificando o quórum de metade dos titulares de unidades autônomas no primeiro horário, a assembleia não precise ser reagendada para outra data.

A lei prevê quórum especial para deliberação sobre alguns assuntos.

É o caso, por exemplo, da alteração da convenção de condomínio ou da mudança de destinação do edifício ou de unidade imobiliária: para estas deliberações, exige-se, agora, a aprovação por 2/3 (dois terços) dos votos dos condôminos (artigo 1.351 do Código Civil, alterado em julho de 2022 pela Lei 14.405).

A convenção de condomínio também poderá determinar quórum especial para votação de outros temas, quando não houver determinação diversa na lei.

 

Eleição de Síndico, Subsíndico e Conselho Fiscal

 

A eleição do síndico é pauta obrigatória na assembleia de instalação, já que é nesse momento que a administração do condomínio será entregue aos condôminos.

O síndico ou síndica será escolhido pela assembleia, e o prazo do mandato poderá ser de até 2 anos, permitida a reeleição, salvo se vedado pela convenção.

A incorporadora também poderá sugerir a contratação de síndico profissional e administradora de condomínios, indicando alguns nomes na própria assembleia.

No mesmo ato, poderá ser eleito o subsíndico, caso a convenção de condomínio preveja tal figura.

Isso também vale para os membros de conselhos administrativo, fiscal, de obras, de manutenções, dentre outros que possam, eventualmente, ter sido previstos na Convenção.

 

Ratificação da Convenção de Condomínio

 

Como a convenção de condomínio é registrada no Cartório de Imóveis no início do procedimento de incorporação, todos os condôminos já terão conhecimento do seu conteúdo, que deve ser apresentado no ato de assinatura do contrato de compra e venda da unidade imobiliária.

Portanto, não há necessidade de se aprovar a convenção na assembleia de instalação do condomínio, mas apenas ratificá-la, ou seja, confirmar todos os seus termos e/ou, se houver alguma alteração pretendida pelos condôminos, seja ela realizada, desde que se alcance o quórum legal de 2/3.

Para saber mais sobre o conteúdo e a importância da convenção de condomínio, clique aqui.

 

Previsão orçamentária e definição da taxa de condomínio

 

A apresentação de previsão orçamentária não é tópico obrigatório na assembleia de instalação do condomínio, assim como a definição da taxa de condomínio.

Entretanto, como o condomínio passará a ter despesas próprias após a instalação, recomenda-se que esse tema seja incluído na pauta da assembleia, para que os condôminos tenham uma estimativa do valor e da forma de custeio desses gastos.

 

Abertura de CNPJ do condomínio

 

O condomínio, embora não seja uma pessoa jurídica, deve ter inscrição no CNPJ, pois só assim poderá ser titular de conta bancária, contratar funcionários, firmar contratos, entre outras atividades.

O CNPJ pode ser obtido logo após o registro da incorporação, entretanto, a partir desse momento, o condomínio passa a ter despesas próprias, como as de contabilidade, por exemplo, que teriam que ser arcadas pela incorporadora até a entrega das unidades aos condôminos.

Por isso, salvo nos casos em que se pretenda fazer a cobrança de taxa de decoração/enxoval, recomenda-se que a abertura do CNPJ seja feita imediatamente após a instalação do condomínio, pois, nesse momento, já existirá uma previsão de receitas.

O procedimento de criação do CNPJ é o mesmo para a abertura de empresas, que já foi detalhado em outro artigo aqui no nosso blog.

 

A importância da correta orientação do primeiro síndico

 

É preciso ter em mente que, muitas vezes, o síndico eleito na assembleia de instalação do condomínio não terá experiência alguma nessa função – a não ser que os condôminos decidam, desde já, pela contratação de síndico profissional.

Sendo eleito um dos condôminos, é essencial que a incorporadora forneça as orientações necessárias para a abertura do CNPJ, abertura da conta bancária, organização do orçamento, definição da taxa de condomínio, execução do plano de manutenção preventiva das áreas comuns,entre outros assuntos.

 

Assembleia virtual de instalação de condomínio

 

A utilização de meios eletrônicos para a realização de diversas atividades do dia a dia tem sido cada vez mais comum. E com as assembleias de condomínio não é diferente.

A Lei 14.309, de 2022, regulamentou a realização de assembleias de condomínio de forma eletrônica (que já vinha sendo adotada pelos condomínios), inserindo no Código Civil o artigo 1.354-A, que diz o seguinte:

 

Art. 1.354-A. A convocação, a realização e a deliberação de quaisquer modalidades de assembleia poderão dar-se de forma eletrônica, desde que:

I – tal possibilidade não seja vedada na convenção de condomínio;

II – sejam preservados aos condôminos os direitos de voz, de debate e de voto.

 

A lei também determina as demais regras para a assembleia eletrônica, prevendo, ainda, a possibilidade de realização de forma híbrida, com presença física e virtual dos condôminos.

Essa opção facilita a participação de todos os compradores na assembleia de instalação.

 

A importância da assessoria jurídica especializada na entrega do condomínio

 

Muitas vezes, os condôminos são “proprietários de primeira viagem”, ou seja, é a primeira vez que adquirem um imóvel próprio e participam da instalação de um condomínio. Logo, é natural que eles apresentem diversas dúvidas ao longo da assembleia.

As respostas de muitas dessas dúvidas já são de conhecimento das incorporadoras, em razão da experiência no ramo.

Porém, contar com uma assessoria jurídica nesta etapa e ter a presença de um advogado especializado na assembleia de instalação, além de demonstrar cuidado e atenção com os condôminos, pode facilitar bastante a condução da reunião.

Nossos advogados estão prontos para auxiliar a sua empresa na realização e entrega do seu próximo empreendimento. Entre em contato para maiores informações!

 

Conclusão

 

A assembleia de instalação do condomínio é um momento marcante, tanto para quem executou o empreendimento quanto para os novos condôminos, que estão prestes a receber suas unidades.

Por sua importância, é essencial que a incorporadora esteja bem preparada para a assembleia, para que saiba como conduzir, que assuntos abordar e como orientar os condôminos e o síndico eleito sobre os primeiros passos da administração de um condomínio edilício.

A execução cuidadosa e transparente desta etapa pode evitar questionamentos futuros pelos próprios condôminos, além de, é claro, contribuir para a boa reputação da incorporadora no mercado.

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