Você sabia que já está em funcionamento uma plataforma totalmente digital e integrada, que permite a realização de qualquer ato notarial (de competência dos cartórios de notas) e que visa a abranger, num futuro próximo, todos os tabelionatos de notas do Brasil?
Esse novo sistema, denominado E-Notariado, foi implementado em maio do ano passado pelo Provimento 100 do CNJ (Conselho Nacional de Justiça), e sua essência passa pela desmaterialização dos arquivos e registros dos cartórios de notas por todo o país, associado, ainda, à instituição da Matrícula Notarial Eletrônica (MNE), que padroniza por todo o país os números de registro dos atos notariais a serem inseridos na plataforma.
Essa ideia, que já vinha sendo estudada há anos pelo CNJ, justamente para facilitar a controladoria dos cartórios pelo país e para facilitar o acesso dos usuários, foi bastante amadurecida, sendo o processo de digitalização unificada acelerado em virtude da pandemia de COVID-19 em que (ainda) estamos inseridos.
Afinal, com as medidas de isolamento social, a realização dos atos em cartórios, de forma presencial, se tornou mais difícil e até arriscada.
Agora, mesmo escrituras públicas mais complexas, como de compra e venda de imóveis e permuta, poderão ser realizadas remota e eletronicamente, mediante a utilização de recursos como assinatura digital e vídeo conferência para se atestar a autenticidade de documentos e a identidade e legitimidade dos negociantes em questão.
É o que dispõe esse novo ato normativo, que já está em vigor e, ao lado de outros sistemas e normas voltadas a outros tipos de cartórios, busca revolucionar o sistema registral e notarial brasileiro.
Para compreender melhor quais foram as inovações trazidas pela norma e por outras a ela correlacionadas, bem como os principais impactos que ela trará às atividades notariais, leia até o final.
Índice
O que é desmaterialização?
A desmaterialização é definida no inciso VIII do artigo 1º do Provimento como o processo de reprodução ou conversão de fato, ato, documento, negócio ou coisa, produzidos ou representados originalmente em meio não digital, para o formato digital.
Ou seja, nada mais é do que a conversão dos documentos arquivados em cartório, em meio físico, para o meio digital, a famosa “digitalização”.
Com a prática dos atos notariais em meio digital, trazida pelo Provimento, passa a ser obrigatória, aos cartórios de notas de todo o país, a desmaterialização de todos os atos já lavrados por eles, a fim de que todas as informações possam ser facilmente acessadas por todos os tabeliães e usuários por meio da plataforma E-Notariado.
Isso é importante porque, por exemplo, um usuário que queira praticar um ato eletrônico em um cartório pode precisar apresentar um documento que foi autenticado em outro.
Por meio da plataforma E-Notariado, o tabelião do cartório onde o ato será praticado conseguirá acessar o documento autenticado, ainda que ele não seja nato-digital, isto é, ainda que ele seja mais antigo e tenha sido produzido, inicialmente, em meio físico.
É importante destacar que a nova norma não obriga aos usuários que façam os atos notariais, necessariamente, em meio digital, via E-Notariado, mas obriga aos oficiais dos cartórios que desmaterializem todos os atos que tenham sido ou venham a ser praticados em meio que não seja o digital.
Ato notarial eletrônico e Matrícula Notarial Eletrônica
Essa desmaterialização e o fluxo de informações entre cartórios que mencionamos acima são permitidos, justamente, por causa da criação da Matrícula Notarial Eletrônica (MNE).
Todo ato notarial eletrônico passará a ser registrado sob um número padronizado, o que permitirá a busca, identificação e acesso por todos os cartórios, no E-Notariado, a qualquer ato registrado.
Tal número é a chamada MNE, que é da seguinte forma definida pelo Provimento:
Art. 12. Fica instituída a Matrícula Notarial Eletrônica – MNE, que servirá como chave de identificação individualizada, facilitando a unicidade e rastreabilidade da operação eletrônica praticada.
§ 1º A Matrícula Notarial Eletrônica será constituída de 24 (vinte e quatro) dígitos, organizados em 6 (seis) campos, observada a estrutura CCCCCC.AAAA.MM.DD.NNNNNNNN-DD, assim distribuídos
I – o primeiro campo (CCCCCC) será constituído de 6 (seis) dígitos, identificará o Código Nacional de Serventia (CNS), atribuído pelo Conselho Nacional de Justiça, e determinará o tabelionato de notas onde foi lavrado o ato notarial eletrônico;
II – o segundo campo (AAAA), separado do primeiro por um ponto, será constituído de 4 (quatro) dígitos e indicará o ano em que foi lavrado o ato notarial;
III – o terceiro campo (MM), separado do segundo por um ponto, será constituído de 2(dois) dígitos e indicará o mês em que foi lavrado o ato notarial;
IV – o quarto campo (DD), separado do terceiro por um ponto, será constituído de 2(dois) dígitos e indicará o dia em que foi lavrado o ato notarial;
V – o quinto campo (NNNNNNNN), separado do quarto por um ponto, será constituído de 8 (oito) dígitos e conterá o número sequencial do ato notarial de forma crescente ao infinito;
VI – o sexto e último campo (DD), separado do quinto por um hífen, será constituído de 2 (dois) dígitos e conterá os dígitos verificadores, gerados pela aplicação do algoritmo Módulo 97 Base 10, conforme Norma ISO 7064:2003.
Veja que, somente com uma sequência numérica, será possível identificar (i) em qual tabelionato aquele ato foi praticado; (ii) a data exata de sua celebração e (iii) o número único e sequencial do ato.
A MNE integrará o ato notarial eletrônico e deverá ser indicada em qualquer cópia que seja feita de cada documento.
Quanto aos atos notariais que podem ser realizados em meio eletrônico (nato-digitais), pela plataforma E-Notariado, os artigos 26 e 29 não deixam dúvidas de que tais atos terão a mesma validade em relação aos atos praticados presencialmente e que qualquer ato de competência de cartório de notas poderá ser realizado de forma digital desde que cumpridos os requisitos e utilizadas as ferramentas corretas, determinadas no próprio Provimento 100 do CNJ:
Art. 26. Outros atos eletrônicos poderão ser praticados com a utilização do sistema e-Notariado, observando-se as disposições gerais deste provimento.
Art. 29. Os atos notariais eletrônicos, cuja autenticidade seja conferida pela internet por meio do e- Notariado, constituem instrumentos públicos para todos os efeitos legais e são eficazes para os registros públicos, instituições financeiras, juntas comerciais, Detrans e para a produção de efeitos jurídicos perante a administração pública e entre particulares
Por facultar a realização dos atos digitais aos usuários, fica permitida, até mesmo, a realização de atos híbridos, ou seja, parcialmente físicos e parcialmente digitais.
E-Notariado
Como visto, o E-Notariado é, talvez, a principal ferramenta trazida pelo Provimento 100 do CNJ, pois implementa a plataforma em que os atos serão praticados e arquivos, listando os seus objetivos:
Art. 7º. Fica instituído o Sistema de Atos Notariais Eletrônicos, e-Notariado, disponibilizado na internet pelo Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal, dotado de infraestrutura tecnológica necessária à atuação notarial eletrônica, com o objetivo de:
I – interligar os notários, permitindo a prática de atos notariais eletrônicos, o intercâmbio de documentos e o tráfego de informações e dados;
II – aprimorar tecnologias e processos para viabilizar o serviço notarial em meio eletrônico;
III – implantar, em âmbito nacional, um sistema padronizado de elaboração de atos notariais eletrônicos, possibilitando a solicitação de atos, certidões e a realização de convênios com interessados; e
IV – implantar a Matrícula Notarial Eletrônica – MNE
O sistema é um enorme banco de dados que centraliza todos os atos notariais do país, bem como permite a realização de novos atos, de forma digital e padronizada, por qualquer cartório de notas em território nacional, permitindo que os novos atos sejam também armazenados de forma centralizada no sistema.
Implementação, manutenção e acesso
O artigo 35 do Provimento previu a implementação imediata do sistema, com a publicação do ato normativo, concedendo, contudo, prazo máximo de 6 meses aos cartórios do Brasil para integrarem seu banco de dados ao sistema e começarem a utilizar as funcionalidades da plataforma:
Art. 35. O e-Notariado será implementado com a publicação deste provimento e, no prazo máximo de 6 meses, naquilo que houver necessidade de cronograma técnico, informado periodicamente à Corregedoria Nacional de Justiça.
Veja-se que o prazo limite para adequação, dos cartórios de notas pelo país, terminou em 26/11/2020, o que significa, pelo menos em tese, que atualmente todos os tabelionatos já estão (ou deveriam estar) integrados ao E-Notariado.
De fato, o sistema já está em funcionamento e vem sendo largamente utilizado por alguns cartórios pelo país.
Porém, ainda não há um alinhamento geral e nem todas as serventias integralizaram seu banco de dados de arquivos e documentos físicos e/ou iniciaram a lavratura de atos notariais eletrônicos por meio do sistema.
A adesão vem ocorrendo, mas de forma mais lenta em relação ao que esperava o CNJ e o Colégio Notarial do Brasil, mas já se pode utilizar o sistema em muitas localidades e para muitos dos atos que serão disponibilizados.
O acesso ao E-Notariado é bastante facilitado, podendo ocorrer de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet. Para a utilização dos serviços, entretanto, o usuário deverá se cadastrar na plataforma.
Acesse o E-Notariado aqui.
O sistema funcionará todos os dias da semana, 24 horas por dia, sendo certo, contudo, que algumas das atividades não poderão ser realizadas a qualquer momento, mas somente em horário de funcionamento comercial dos cartórios integrantes.
Quanto à manutenção, o artigo 8º do Provimento prevê que o Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal (CNB-CF) manterá o sistema operacional, fornecerá as credenciais para acesso, autorizará os cartórios a emitirem certificados digitais para a utilização do sistema e fornecerá todas as diretrizes gerais para a utilização da plataforma. Veja:
Art. 8º. O Sistema de Atos Notariais Eletrônicos, e-Notariado, será implementado e mantido pelo Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal, CNB-CF, sem ônus ou despesas para o Conselho Nacional de Justiça e demais órgãos ou entidades do Poder Público.
§ 1º Para a implementação e gestão do sistema e-Notariado, o Colégio Notarial do Brasil – Conselho Federal deverá:
I – adotar as medidas operacionais necessárias, coordenando a implantação e o funcionamento dos atos notariais eletrônicos, emitindo certificados eletrônicos;
II – estabelecer critérios e normas técnicas para a seleção dos tabelionatos de notas autorizados a emitir certificados eletrônicos para a lavratura de atos notariais eletrônicos;
III – estabelecer normas, padrões, critérios e procedimentos de segurança referentes a assinaturas eletrônicas, certificados digitais e emissão de atos notariais eletrônicos e outros aspectos tecnológicos atinentes ao seu bom funcionamento.
Funcionalidades
A principal função do E-Notariado é, sem dúvida, a realização de atos notariais em meio digital, pelos usuários, trazendo celeridade à prática e arquivamento dos atos, bem como implicando em grande facilidade de acesso.
A plataforma apresenta outras funcionalidades, a exemplo da possibilidade da conferência da autenticidade de documentos realizados digitalmente por meio dela e o acesso a documentos de uns cartórios pelos outros.
Obrigações do notário
Uma das obrigações do notário em relação à plataforma, como dito, é a integralização do banco de dados do cartório, para permitir o acesso a documentos por usuários e outros tabeliães.
Além disso, ele deverá arquivar todo novo ato notarial que seja feito em sua serventia, ainda que em meio físico, também no E-Notariado.
Ainda, os notários estão obrigados a se cadastrar na plataforma e implementar o sistema internamente, garantindo ao usuário a possibilidade de realização de atos via E-Notariado.
Uma outra obrigação de destaque para os notários é a do artigo 28, § 2º, que prevê que em periodicidade não superior a 15 dias, eles deverão, por sua central notarial de serviços eletrônicos compartilhados – CENSEC, compartilhar com o CNB-CF os dados essenciais dos atos praticados que compõem o Índice Único.
CCN, CBF, CENAD e Índice único
Várias das funcionalidades específicas do E-Notariado estão listadas no artigo 10º, do Provimento, que apresenta a seguinte lista:
I – matrícula notarial eletrônica;
II – portal de apresentação dos notários;
III – fornecimento de certificados digitais notarizados e assinaturas eletrônicas notarizadas;
IV – sistemas para realização de videoconferências notariais para gravação do consentimento das partes e da aceitação do ato notarial;
V – sistemas de identificação e de validação biométrica;
VI – assinador digital e plataforma de gestão de assinaturas;
VII – interconexão dos notários;
VIII – ferramentas operacionais para os serviços notariais eletrônicos;
IX – Central Notarial de Autenticação Digital – CENAD;
XII – Cadastro Único de Clientes do Notariado – CCN;
XIII – Cadastro Único de Beneficiários Finais – CBF;
XIV – Índice Único de Atos Notariais – IU.
Algumas das principais funcionalidades que permitem, de maneira geral, o funcionamento do sistema são os bancos de dados centralizados, mais precisamente:
- a CENAD, que é uma central de autenticações digitais de documentos diversos;
- o CCN, que é o cadastro unificado de todos os clientes que tenham se registrado junto à plataforma;
- o CBF que é o cadastro unificado de todos os beneficiários, que tenham sido sujeitos dos atos notariais realizados na plataforma, ainda que não diretamente celebrados por eles; e
- o IU, que compõe os dados principais de todos os atos notariais eletrônicos realizados na plataforma.
Recursos tecnológicos e requisitos para a validação dos atos
Para que os documentos originados do E-Notariado sejam considerados autênticos e tenham validade jurídica, o sistema oferece aos notários alguns recursos para a validação dos atos, que, em última análise, também são requisitos de validade dos atos notariais eletrônicos.
Aqueles de maior destaque e importância são, certamente, a utilização de biometria ou assinatura digital, tanto do tabelião como dos usuários, de acordo com a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil, ou outras formas de assinatura digital operadas e reguladas pelo CNB-CF, e a possibilidade da realização de videoconferência entre o tabelião e os usuários, a fim de permitir a certificação do consentimento e legitimidade deles, para alguns atos em que isso seja necessário.
É interessante se observar que o próprio E-Notariado tem já agregada tecnologia necessária à realização das videoconferências.
Basicamente, os recursos tecnológicos que o E-Notariado oferece estão elencados no artigo 3º do Provimento:
Art. 3º. São requisitos da prática do ato notarial eletrônico:
I – videoconferência notarial para captação do consentimento das partes sobre os termos do ato jurídico;
II – concordância expressada pela partes com os termos do ato notarial eletrônico;
III – assinatura digital pelas partes, exclusivamente através do e-Notariado;
IV – assinatura do Tabelião de Notas com a utilização de certificado digital ICP-Brasil;
IV – uso de formatos de documentos de longa duração com assinatura digital;
Quanto à assinatura digital, destaca-se que, com o objetivo de democratizar o acesso à plataforma, os tabeliães se obrigam a oferecer aos cidadãos, gratuitamente, o chamado “certificado digital notarizado”, que não se confunde com aquele certificado digital emitido por autoridades certificadoraes (credenciadas pelo ICP-Brasil).
O certificado digital notarizado, na prática, nada mais é do que uma identidade digital atribuída a uma pessoa (física ou jurídica) depois de tal pessoa ter sido identificada presencialmente pelo tabelião de notas, só servindo efetivamente para a prática de atos no E-Notariado, ou seja, você não poderá usar o certificado digital notarizado, por exemplo, para assinar documentos no sistema da Junta Comercial.
Implicações para o cumprimento de regras da LGPD
Com o advento da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), que entrou em vigor em agosto de 2020, alguns especialistas têm abordado as implicações que o novo E-Notariado terá quanto ao cumprimento das normas relacionadas à privacidade e à proteção de dados por parte dos cartórios.
É fato que as autoridades responsáveis pela criação e manutenção do e-notariado assumiram o compromisso de atender às exigências da LGPD, sobretudo ao determinar, expressamente, que os dados das partes que utilizem o E-Notariado sejam compartilhados apenas com os notários cadastrados, e exclusivamente para a prática dos atos.
É o que diz o artigo 33 do Provimento:
Art. 33. Os dados das partes poderão ser compartilhados somente entre notários e, exclusivamente, para a prática de atos notariais, em estrito cumprimento à Lei n. 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Se, por um lado, a preocupação com a segurança da informação e a segurança cibernética aumentam, uma vez que o E-Notariado será um banco de dados muito grande e centralizado, com informações de pessoas físicas e jurídicas de todo o país, por outro lado a conformidade dos cartórios de notas em relação à LGPD pode ser mais facilmente atendida via E-Notariado.
Afinal, conforme visto, a plataforma será digital e mantida pelo CNB-CF, que assumiu o compromisso de adequá-la à LGPD.
A desmaterialização dos atos e a manutenção de um arquivo centralizado podem, também, dificultar a perda de informações e/ou o vazamento de dados.
Isso porque, no que se refere aos documentos físicos, cada cartório opera de uma maneira e nem todos podem estar atentos aos cuidados que a LGPD vem exigindo das instituições por todo o país.
Sendo assim, por mais que o E-Notariado seja um foco de proteção e cuidado, a ser zelado quanto à segurança e privacidade dos usuários, ele pode facilitar um melhor atendimento às normas de proteção de dados pessoais de usuários do sistema.
Mas não é só o E-Notariado que deve se adequar à legislação de protação de dados. A LGPD é também aplicável aos cartórios como um todo! Veja aqui nosso artigo sobre o tema.
Outros sistemas cartoriais eletrônicos integrados
Existem, ao lado do E-Notariado, outras plataformas para a prestação de serviços cartoriais de forma digital e integrada, em funcionamento ou em vias de entrar em operação no país.
Esse é um dos motivos, inclusive, que o Provimento 100 do CNJ determinou, no artigo 7º, inciso III, que alguns dos objetivos do “e-Notariado” são a solicitação de atos, certidões e a realização de convênios com interessados.
Isso pode, futuramente, permitir que o E-Notariado possa se relacionar e apresentar certa interface com outros sistemas.
Destacam-se, nesse aspecto, os sistemas SREI – Sistema de Atendimento Eletrônico de Imóveis e SAEC – Serviço de Atendimento Eletrônico Compartilhado, operáveis no âmbito dos registros de imóveis, instituídos pelo Provimento 89/2019, do CNJ, e a Central RTDPJ Brasil – Central de Registro de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas do Brasil, operável no âmbito dos cartórios de registro de títulos e documentos e pessoas jurídicas no Brasil.
A partir da implementação do SREI e do SAEC, os cartórios de registro de imóveis ficaram obrigados a inscrever todas as matrículas imobiliárias em uma numeração única, o Código Nacional de Matrícula (CNM), que contém 15 dígitos.
Também estão obrigados a realizar e oferecer todos os serviços digitalmente, por meio do SREI, operado, dentre outros, através do SAEC, e/ou de plataformas específicas dos estados que serão criadas.
Os sistemas encontram-se ainda em fase de implementação, embora o ato normativo que os criou já esteja vigente e os cartórios obrigados a fazerem as adaptações das matrículas.
A diferença para o E-Notariado, basicamente, é que, no caso do registro imobiliário, são 2 sistemas, um que contém o banco de dados das matrículas e outro utilizado para acesso aos serviços cartoriais.
A Central RTDPJ Brasil, por sua vez, é o portal destinado à prestação de serviços relativos ao registro de títulos e documentos e registro de pessoas jurídicas em todo o país. Por meio da plataforma, é possível se acessar serviços de qualquer cartório em território nacional, que possua tais competências.
O portal está em pleno funcionamento e pode ser acessado aqui.
Conclusão
Em plena revolução digital, a modernização e adequação dos tabelionatos de notas às novas tecnologias era uma questão de sobrevivência.
O Provimento 100 do CNJ, de 2020, foi editado exatamente nesse contexto, como forma de inserir os atos notariais das mais variadas complexidades no mundo virtual, incentivando e valorizando a celebração de negócios em meio nato-digital, sem a necessidade de assinaturas físicas, impressões e selos.
Parece óbvio que a nova tecnologia, embora ainda careça de alguns ajustes, veio para ficar, facilitando sobremaneira a vida dos milhares de cidadãos que, diariamente, precisam praticar atos públicos como escrituras, testamentos e inventários.
Esperamos que este conteúdo lhe tenha sido, de alguma forma, útil.
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