Se você atua na construção civil ou pesada, certamente já ouviu falar na CND INSS e CND FGTS, na CRF ou na Certidão do FGTS.
Esses documentos são indispensáveis para que o empresário exerça direitos, e até mesmo para a prática de determinados atos particulares.
Neste artigo vamos abordar o que são as CND FGTS e CND INSS, como emiti-las, quais as consequências da irregularidade e quais são os impeditivos relacionados à sua emissão.
Índice
O que é CND?
A Certidão Negativa de Débitos (CND) é um documento utilizado por pessoas físicas ou jurídicas para demonstrar a inexistência de pendências financeiras, tributárias ou previdenciárias.
Comumente a CND é um documento solicitado em processos licitatórios, empréstimos em bancos e, pode ser solicitada inclusive como condição para celebração de contrato a depender do nível de compliance adotado pela parte envolvida no negócio jurídico.
Existem diversos tipos de Certidões Negativas que podem ser solicitadas, a depender da finalidade, como por exemplo:
1. CND Imobiliária – que atesta inexistência de pendencias sobre um imóvel;
2. Certidão Negativa de Protestos;
3. Certidão Negativa de Execuções Fiscais;
4. Certidão Negativa da Justiça Federal;
5. Certidão Negativa de Distribuição Cível;
6. Certidão Negativa de Débitos junto ao FGTS.
7. Certidão Negativa de Débito junto ao INSS;
Neste artigo, trataremos especificamente destas últimas: CND FGTS e CND INSS.
Toda empresa que contrata trabalhadores no regime CLT deve, obrigatoriamente, contribuir para o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS e para o Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS.O valor retido pelo empregador para o FGTS corresponde a 8% do salário, é depositado mensalmente em uma conta bancária aberta em nome do empregado na Caixa Econômica Federal.
Já a contribuição previdenciária destinada ao INSS deve ser calculada sobre a folha de pagamento no montante mínimo de 5% da remuneração e a empresa fica obrigada a fazer o devido repasse dos valores ao Instituto.
A empresa que deixa de recolher o FGTS ou de fazer o repasse das contribuições destinadas ao INSS está sujeita ao pagamento de multa, além de ser considerada falta grave cometida contra o empregado, que pode resultar em ação trabalhista.
Assim sendo, a CND FGTS e a CND INSS servem para demonstrar a regularidade da empresa com o FGTS e o INSS, respectivamente.
Qual a diferença entre CND e CRF do FGTS?
Provavelmente, além da CND-FGTS, você já ouviu falar na CRF ou apenas na certidão do FGTS.
E, afinal, qual é a diferença entre elas? NENHUMA!
A diferença está apenas na nomenclatura. A CRF-FGTS significa Certidão de Regularidade FGTS.
Todos esses documentos têm a mesma finalidade: comprovar a regularidade da empresa com o FGTS.
Passo a passo para emitir a CND FGTS
A CND FGTS é um documento emitido exclusivamente pela Caixa Econômica Federal, e pode ser emitido facilmente pela internet. Siga o passo a passo:
1. Acesse o site da Caixa Econômica – clique aqui;
2. Clique na aba Benefícios e Programas;
3. Clique em “FGTS”;
4. Role a página para baixo até encontrar “FGTS acesso rápido”;
5. Nos serviços “Para o Empregador”, clique em “Consultar CRF”;
6. Digite o CNPJ da empresa, juntamente com a sigla da unidade federativa; ou, para digite o CEI, sem a sigla da unidade federativa em caso de pessoa física equiparada a pessoa jurídica;
7. Insira o código de verificação e clique em “consultar”;
8. Em seguida, clique em “Obtenha o Certificado de Regularidade do FGTS”;
9. Clique em “Visualizar” e imprima ou salve o documento.
Passo a passo para emitir a CND INSS
A CND INSS é emita pela Receita Federal do Brasil e também pode ser emitida eletronicamente:
- Acesse o site da Receita Federal;
2. Digite o CNPJ da empresa;
3. Insira o código de verificação e clique em “consultar”;
4. Em seguida, clique em “Emitir Certidão”;
5. Em seguida basta e imprimir ou salvar o documento.
Quem pode ter acesso?
A CND FGTS e a CND INSS são documentos públicos. Por isso, tanto o empregador quanto os empregados, além de instituições públicas ou privadas podem ter acesso a certidão.
Para acessá-la, é necessário ter em mãos o CNPJ ou o INSS-CEI que se deseja consultar.
O que é regularidade para com o FGTS e com o INSS?
O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço é regido pela Lei 8.036/1990, conhecida como “Lei do FGTS”, e também aparece na CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas, Decreto Lei 5.452/1943).
O artigo 15 da Lei do FGTS determina que o empregador é obrigado a depositar até o sétimo dia de cada mês, o valor correspondente a 8% da remuneração paga ou devida no mês anterior. Além disso, o empregador fica obrigado a elaborar a folha de pagamento e a declarar os dados relacionados ao FGTS e outras informações de interesse do Ministério da Economia.
A regularidade para com o FGTS significa o cumprimento das obrigações perante o Fundo. E é importante destacar que a obrigação não é meramente financeira.
A regularidade também está atrelada a aspectos administrativos e cadastrais que, quando não cumpridos, podem impedir a emissão da CND FGTS.
Para estar regular com o FGTS e ter direito a emissão da CND, a empresa deverá:
1. Depositar o FGTS regularmente;
2. Informar ao órgão responsável todas as informações da conta vinculada ao trabalhador;
3. Apresentar corretamente as informações ao Cadastro Nacional do Trabalhador, sem erros ou omissões;
4. Informar corretamente parcelas que compõem o salário, como por exemplo: comissões, porcentagens, gratificações etc.;
5. Em caso de fiscalização, o empregador deve efetuar os depósitos estabelecidos.
Cumpridos estes requisitos, a empresa estará regular perante o FGTS, mas existem outros problemas de certificação de regularidade que podem impedir a emissão da certidão, que trataremos logo adiante.
Com relação ao INSS, a regularidade está vinculada ao recolhimento dos valores destinados à Previdência Social. Esses valores serão utilizados pelo trabalhador em caso de afastamento por doença, além disso a contribuição é destinada ao pagamento público de aposentadorias no Brasil.
A contribuição é regida pela Lei 8.213/1991, chamada de Lei da Previdência Social e é citada na CLT.
A empresa deve reter o valor da contribuição destinada à seguridade social do empregado.
O valor das contribuições, por determinação legal, deve ser descontado da folha de pagamento dos colaboradores, respeitando a alíquota correspondente à faixa salarial de cada funcionário, observadas as particularidades do regime tributário adotado pela empresa.
Para estar regular com o INSS, a empresa deve fazer o repasse dos valores retidos até o dia 20 do mês subsequente através da Guia da Previdência Social (GPS).
A empresa que efetua os repasses respeitando as alíquotas e dentro dos prazos estabelecidos estará regular e poderá emitir a CND INSS.
Principais impedimentos à certificação de regularidade
Os principais impedimentos à emissão das CNDs podem ser débitos:
1. De natureza administrativa;
2. Inscritos em dívida ativa;
3. Ajuizados;
4. Confessados;
5. Com diferença no recolhimento.
Questões relacionadas a Parcelamentos também são impeditivos para certificação em caso de:
1. Formalizado sem o pagamento da 1ª parcela;
2. Em Atraso;
3. Rescindido.
Por se tratarem de uma certidões que visa a atestar a regularidade de uma empresa com o FGTS e com a Previdência Social, quaisquer indícios de irregularidades também podem impossibilitar a emissão da CND, sendo eles:
1. Recolhimento Parcial;
2. Recolhimento à menor;
3. Ausência de Recolhimento;
4. Recolhimento após Encerramento de Atividades;
5. Divergência de Enquadramento de Contribuição Social;
6. Ausência de Parâmetros de Contribuição Social;
7. Existência de Notificação não Cadastrada.
Além disso, a inadimplência, atraso ou rescisão em contrato de fomento mercantil ou inconsistências nos dados cadastrais do empregador também podem obstar a emissão da certidão.
Para evitar as irregularidades, a Caixa Econômica Federal desenvolveu o software que facilita o recolhimento do FGTS e organiza informações relacionadas à Previdência Social, denominado SEFIP.
O programa está disponível para download gratuito no site da Caixa Econômica Federal. Além disso, o sistema SEFIP oferece condições de regularização do FGTS atrasado e possibilidade de parcelamento, tudo isso feito diretamente pelo contribuinte.
O que acontece se a minha empresa estiver irregular?
A regularidade com o FGTS e com o INSS são requisitos para o exercício de várias atividades e, especialmente, para demandar perante o Poder Público.
O empresário que não deposita o FGTS fica sujeito às penalidades previstas na Lei do FGTS, que variam desde processo administrativo, multas, possibilidade de rescisão indireta do contrato de trabalho pelo empregado, além da possibilidade de ajuizamento de ação trabalhista contra o empregador.
Destacamos ainda, que irregularidades impedem a Pessoa Jurídica de emitir a CND FGTS e a CND ISS, que são obrigatórias nas seguintes situações:
1. Habilitação e licitação promovida por órgão da administração federal, estadual e municipal, direta, indireta ou fundacional ou por entidade controlada direta ou indiretamente pela União, Estados e Municípios;
2. Obtenção, de empréstimos ou financiamentos junto a quaisquer entidades financeiras públicas oficiais;
3. Obtenção de favores creditícios, isenções, subsídios, auxílios, outorga ou concessão de serviços ou quaisquer outros benefícios concedidos por órgão da administração federal, estadual e municipal, salvo quando destinados a saldar débitos para com o FGTS;
4. Transferência de domicílio para o exterior;
5. Registro ou arquivamento, nos órgãos competentes, de alteração ou distrato de contrato social, de estatuto, ou de qualquer documento que implique modificação na estrutura jurídica do empregador ou na sua extinção.
A irregularidade dos repasses destinados ao INSS tem consequências semelhantes, dispostas no artigo 95, § 2º, da Lei da Previdência Social:
- Suspensão de empréstimos e financiamentos, por instituições financeiras oficiais;
2. Revisão, suspensão ou extinção de incentivos fiscais de tratamento tributário especial;
3. Inabilitação para licitar e contratar com qualquer órgão ou entidade da administração pública direta ou indireta;
4. Desqualificação para impetrar concordata;
5. Desqualificação para funcionar no território brasileiro, quando for o caso.
Além disso, a empresa que faz os repasses devidamente, pode responder por crime de Apropriação Indébita Previdenciária, prevista no artigo 168-A do Código Penal.
Por fim, destacamos que, a depender do nível de compliance de algumas empresas privadas, tanto a CND FGTS como a CND INSS podem ser pré-requisitos para celebração de contratos.
Inconsistências Cadastrais: como corrigir os dados?
As inconsistências cadastrais podem impedir a emissão da certidão. Por isso é importante manter os dados de sua empresa sempre atualizados.
A correção de dados cadastrais ou financeiros das contas vinculadas ao FGTS é realizada pelo empregador de acordo com orientações contidas no Manual de Orientações – Retificação de Dados, Transferência de Contas Vinculadas e Devolução de Valores Recolhimentos a Maior, disponível na área de download, FGTS – Extrato e Retificação de Dados – Manual de Retificação.
As retificações de dados das contas vinculadas podem ser realizadas pelo empregador por meio do “Conectividade Social”, serviço “Retificar Dados do Trabalhador”.
A Circular CAIXA 462/2009 aprovou o manual, que traz dicas de como utilizar os recursos de retificação de dados no Conectividade Social, SEFIP, dentre outros serviços vinculados à atuação empresarial.
Clique aqui para baixar os manuais. As inconsistências cadastrais vinculadas ao INSS podem ser solucionadas de maneira mais simples. Tanto a empresa quanto o colaborador podem corrigir as inconsistências através do canal de Consulta Qualificação Cadastral, disponível neste link.
Conclusão
Como visto, a CND FGTS e a CND INSS são documentos indispensáveis para a atividade empresária, sendo a certidão junto ao INSS especificamente necessária para conseguir regularizar qualquer incorporação imobiliária e obra de construção civil.
A regularidade com estas obrigações é fundamental para que a pessoa jurídica tenha acesso a processos de licitação, empréstimos públicos, isenções, subsídios, auxílios além de serviços essenciais da atividade empresária. Além disso, a regularidade representa maior segurança jurídica com relação à possíveis ações trabalhistas vinculadas ao não recolhimento das contribuições.
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*Fotos de Artem Podrez, no Pexels, e Stefan Dahl, no Canva.
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